Beratungseinsatz nach § 37.3 – Warum Ihre Pflegekasse das Pflegegeld kürzen darf (und wie Sie das verhindern)

Was ist der Beratungseinsatz nach § 37.3?

Wenn Sie einen Angehörigen zu Hause pflegen und dafür Pflegegeld beziehen, verlangt der Gesetzgeber, dass regelmäßig eine Pflegefachkraft zu Ihnen nach Hause kommt. Sie schaut sich die Pflegesituation an, berät Sie, gibt Tipps und dokumentiert das Ganze gegenüber der Pflegekasse.

Der offizielle Zweck: Qualitätssicherung der häuslichen Pflege und Unterstützung der pflegenden Angehörigen. Klingt nach Kontrolle – und genau so empfinden es viele Familien auch. Aber wenn man den Beratungseinsatz richtig nutzt, ist er das Gegenteil: eine kostenlose Gelegenheit, sich professionelle Einschätzung und konkrete Hilfe ins Haus zu holen. Dazu gleich mehr.

Wer muss, wer darf – die Fristen auf einen Blick

Der Beratungseinsatz ist Pflicht, wenn Sie Pflegegeld beziehen und keinen ambulanten Pflegedienst für Sachleistungen nutzen:

• Pflegegrad 2 bis 5: halbjährlich (also zweimal im Jahr)

Das gilt seit dem 1. Januar 2026 einheitlich für alle Pflegegrade. Bis Ende 2025 mussten Pflegebedürftige mit Pflegegrad 4 und 5 noch vierteljährlich zum Beratungseinsatz – das BEEP-Gesetz hat diese Pflicht auf halbjährlich reduziert. Wer mit Pflegegrad 4 oder 5 trotzdem vierteljährlich Beratung wünscht, kann das weiterhin in Anspruch nehmen – kostenlos, aber freiwillig.

Freiwillig, aber empfehlenswert:

• Pflegegrad 1: Anspruch auf 2 Beratungseinsätze pro Jahr – keine Pflicht, aber kostenlos und sinnvoll, gerade wenn Sie die Pflege allein organisieren
• Pflegegeldempfänger, die zusätzlich Sachleistungen beziehen (Kombileistung): ebenfalls halbjährlich möglich

Wichtig: Die Frist beginnt mit dem Pflegegrad-Bescheid, nicht erst mit dem ersten Beratungseinsatz. Wenn Sie den Bescheid vor drei Monaten bekommen haben und noch keinen Termin vereinbart haben, läuft die Uhr bereits. Prüfen Sie jetzt, bis wann Ihr erster Einsatz stattfinden muss – die Frist steht im Bewilligungsschreiben Ihrer Pflegekasse.

Die Kosten für den Beratungseinsatz übernimmt vollständig die Pflegekasse. Für Sie ist er kostenlos. Es gibt also keinen finanziellen Grund, ihn nicht wahrzunehmen – nur organisatorische. Und genau da liegt das Problem.

Was passiert, wenn Sie den Termin verpassen?

Das passiert leider schnell. Der Alltag mit Pflege ist voll genug, und ein Beratungstermin, von dem man vielleicht nicht mal wusste, rutscht dann eben durch. Die Pflegekasse kennt da wenig Spielraum:

Stufe 1 – Schriftliche Erinnerung. Die Pflegekasse schickt Ihnen ein Schreiben mit einer Nachfrist. Wenn Sie diesen Brief bekommen haben: sofort handeln. Rufen Sie bei der Pflegekasse an, vereinbaren Sie einen Termin, holen Sie den Einsatz nach. In den meisten Fällen lässt sich die Sache in diesem Stadium noch ohne Konsequenzen klären.

Stufe 2 – Kürzung des Pflegegeldes. Wenn auch die Nachfrist verstreicht, darf die Pflegekasse das Pflegegeld kürzen – in der Regel um 50 Prozent. Das merken Sie direkt auf dem Konto.

Stufe 3 – Kompletter Entzug. Im Wiederholungsfall – also wenn Sie erneut keinen Beratungseinsatz nachweisen – kann die Pflegekasse das Pflegegeld vollständig streichen.

Ein wichtiger Schutz: Die Pflegekasse darf nicht ohne Vorwarnung kürzen. Sie muss Sie vorher schriftlich abgemahnt haben. Wenn eine Kürzung ohne vorherige Erinnerung kommt, ist das nicht rechtmäßig – und Sie können dagegen vorgehen, ähnlich wie bei einem zu niedrig eingestuften Pflegegrad.

Und wenn es schon passiert ist? Melden Sie sich sofort bei Ihrer Pflegekasse. Erklären Sie die Situation, bieten Sie an, den Beratungseinsatz schnellstmöglich nachzuholen. In vielen Fällen lässt sich eine Kürzung noch rückgängig machen oder zumindest abmildern, wenn Sie aktiv auf die Kasse zugehen. Warten und hoffen ist die schlechteste Strategie.

Was passiert beim Beratungseinsatz eigentlich?

Viele Familien stellen sich den Termin vor wie eine Prüfung: Jemand kommt, inspiziert die Wohnung, bewertet, ob man „gut genug" pflegt, und meldet das der Pflegekasse. Diese Vorstellung ist verständlich – aber falsch.

Eine qualifizierte Pflegefachkraft oder Pflegeberater*in kommt zu Ihnen nach Hause. Der Besuch dauert in der Regel 30 bis 60 Minuten, manchmal länger, je nach Situation. Was dabei passiert:

Die Beratungsperson verschafft sich ein Bild von der aktuellen Pflegesituation. Wie kommt Ihr Angehöriger im Alltag zurecht? Wo brauchen Sie als pflegende Person Unterstützung? Gibt es Veränderungen seit dem letzten Besuch?

Darauf aufbauend berät sie ganz konkret. Typische Themen sind:

• Stimmt der Pflegegrad noch? Wenn sich der Zustand verschlechtert hat, kann die Beratungsperson empfehlen, einen Höherstufungsantrag zu stellen. Das passiert häufiger, als man denkt – viele Familien gewöhnen sich an eine schleichende Verschlechterung und merken nicht, dass längst ein höherer Pflegegrad angemessen wäre. In unserem Beitrag Pflegegrad 1 bis 5 einfach erklärt finden Sie eine Übersicht, welcher Grad zu welchem Alltagsbild passt.
• Werden alle Leistungen ausgeschöpft? Der Entlastungsbetrag, die Verhinderungspflege, Pflegehilfsmittel – viele Familien lassen Geld und Unterstützung liegen, einfach weil sie nicht wissen, was ihnen zusteht.
• Braucht es Hilfsmittel oder Wohnraumanpassungen? Ein Haltegriff im Bad, ein Pflegebett, ein Rollator – Dinge, die den Alltag sicherer und leichter machen und die von der Pflegekasse bezuschusst werden.
• Ist die pflegende Person überlastet? Das wird direkt angesprochen. Pflege ist anstrengend, körperlich und psychisch. Wenn Sie an Ihrer Grenze sind, ist der Beratungseinsatz der richtige Moment, das zu sagen – und Entlastung zu organisieren.

Am Ende füllt die Beratungsperson ein Protokoll aus und schickt es an die Pflegekasse. Damit ist Ihre Pflicht erfüllt – und im besten Fall haben Sie konkrete Tipps mitgenommen, die Ihren Alltag spürbar erleichtern.

Geht das auch per Video?

Ja. Seit einer Gesetzesänderung kann jeder zweite Beratungseinsatz per Videokonferenz stattfinden – vorausgesetzt, der erste Besuch hat in Ihrer Häuslichkeit stattgefunden. Das ist praktisch, wenn Sie berufstätig sind und schwer einen Termin tagsüber einrichten können, oder wenn die Anfahrt zum Pflegebedürftigen lang ist.

Allerdings: Ein Bildschirm zeigt nicht alles. Die Beratungsperson kann per Video nicht sehen, ob der Badezimmerboden rutschig ist, ob das Bett richtig eingestellt ist oder ob die Wohnung Stolperfallen hat. Für die Pflichterfüllung reicht der Videocall – für eine wirklich hilfreiche Beratung ist der Besuch vor Ort wertvoller. Gerade beim ersten Termin und immer dann, wenn sich die Situation verändert hat, lohnt sich der persönliche Besuch.

Was viele nicht wissen: Der Beratungseinsatz schützt auch Sie

Der Beratungseinsatz wird oft nur als lästige Pflicht wahrgenommen. Was dabei untergeht: Er ist auch ein Schutzmechanismus – für die pflegebedürftige Person und für Sie als pflegende Angehörige.

Für die pflegebedürftige Person: Eine regelmäßige Einschätzung durch eine Pflegefachkraft stellt sicher, dass die Pflege angemessen ist und sich der Gesundheitszustand nicht unbemerkt verschlechtert. Viele Veränderungen passieren schleichend – wer jeden Tag da ist, merkt sie oft nicht. Ein Blick von außen kann das auffangen.

Für Sie als pflegende Person: Pflege zu Hause ist eine Leistung, die gesellschaftlich unterschätzt wird. Pflegende Angehörige arbeiten durchschnittlich deutlich mehr als Vollzeitbeschäftigte – oft ohne Pause, ohne Wochenende, ohne Urlaub. Der Beratungseinsatz ist einer der wenigen Momente, in denen jemand professionell fragt: Wie geht es Ihnen? Und in dem Empfehlungen für Entlastung nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich vorgesehen sind.

Wenn die Beratungsperson im Protokoll empfiehlt, dass Sie Verhinderungspflege, Tagespflege oder Alltagsbegleitung nutzen sollten, hat das Gewicht. Es ist eine fachliche Empfehlung, dokumentiert und an die Pflegekasse geschickt. Das kann Türen öffnen, die Sie allein vielleicht nicht aufbekommen hätten.

Wer darf den Beratungseinsatz durchführen?

Den Beratungseinsatz nach § 37.3 dürfen durchführen:

• Zugelassene ambulante Pflegedienste – die häufigste Variante
• Anerkannte Beratungsstellen – z. B. der Pflegestützpunkt in Ihrem Landkreis
• Zertifizierte Pflegeberater*innen nach § 7a SGB XI

Sie haben die freie Wahl. Und diese Wahl macht einen Unterschied.

Eine neutrale Beratungsstelle kennt Ihre Situation nicht. Sie kommt einmal, füllt das Formular aus, gibt allgemeine Hinweise und geht wieder. Das erfüllt die Pflicht – aber mehr auch nicht.

Ein ambulanter Pflegedienst, der Ihren Angehörigen bereits betreut, bringt etwas Entscheidendes mit: Kontext. Die Pflegefachkräfte wissen, wie sich der Zustand über Wochen und Monate entwickelt hat. Sie kennen die Stärken und die Schwächen, die guten und die schlechten Tage. Diese Perspektive macht den Beratungseinsatz von einer Pflichtübung zu einer echten Standortbestimmung – mit konkreten Empfehlungen, die zur tatsächlichen Situation passen.

So holen Sie das Meiste aus dem Termin raus

Der Beratungseinsatz ist Pflicht – aber er muss keine reine Formalität sein. Wenn Sie ihn aktiv nutzen, bekommen Sie eine halbe Stunde professionelle Beratung kostenlos ins Haus. Das ist mehr, als die meisten Pflegeberatungsstellen am Telefon bieten.

Bereiten Sie sich kurz vor. Schreiben Sie auf, was sich seit dem letzten Besuch verändert hat. Schläft Ihr Angehöriger schlechter? Braucht er mehr Hilfe beim Anziehen? Gab es Stürze? Je konkreter Sie berichten, desto besser kann die Beratungsperson helfen.

Sprechen Sie Belastung offen an. Wenn Sie erschöpft sind, sagen Sie das. Wenn Sie nachts aufstehen müssen, erwähnen Sie das. Wenn Sie das Gefühl haben, es geht nicht mehr lange so weiter – genau dafür ist dieser Termin da. Die Beratungsperson kann dann Entlastungsleistungen empfehlen und den Weg dorthin aufzeigen.

Fragen Sie nach, was Ihnen zusteht. Viele Familien nutzen nur einen Bruchteil der Leistungen, die ihnen zustehen – weil sie schlicht nicht wissen, dass es sie gibt. Nutzen Sie den Entlastungsbetrag? Haben Sie Pflegehilfsmittel beantragt? Wäre Verhinderungspflege eine Option, damit Sie mal ein Wochenende durchatmen können? Fragen kostet nichts und bringt oft hunderte Euro im Monat.

Thematisieren Sie den Pflegegrad. Wenn Sie das Gefühl haben, dass der aktuelle Pflegegrad nicht mehr zur Realität passt, ist der Beratungseinsatz der perfekte Anlass, das anzusprechen. Die Beratungsperson kann einschätzen, ob ein Höherstufungsantrag Aussicht auf Erfolg hat – und die Empfehlung im Beratungsprotokoll hat gegenüber der Pflegekasse Gewicht.

Fragen Sie nach Pflegeschulungen. Was viele nicht wissen: Sie haben als pflegende Angehörige einen gesetzlichen Anspruch auf individuelle Pflegeschulungen nach § 45 SGB XI – kostenlos, bei Ihnen zu Hause, auf Ihre konkrete Pflegesituation zugeschnitten. Rückenschonendes Heben, Lagerung im Bett, Umgang mit Demenz – alles Dinge, die den Alltag leichter und sicherer machen. Der Beratungseinsatz ist der ideale Moment, das anzustoßen.

Unsere Pflegeberatung: Damit Sie sich um die Pflege kümmern können – nicht um Fristen

Fristen überwachen, Termine koordinieren, Formulare ausfüllen – das kommt zur ohnehin schon fordernden Pflege noch obendrauf. Genau dafür haben wir bei unserem Pflegedienst eine eigene Pflegeberatung aufgebaut.

Unsere Pflegeberater*in kümmert sich um alles, was rund um die Pflege organisiert werden muss:

• Beratungseinsätze nach § 37.3 – Terminplanung, Durchführung, Dokumentation und Nachweis gegenüber der Pflegekasse. Sie müssen sich um nichts kümmern und verpassen keine Frist.
• Pflegegrad-Überwachung – Regelmäßige Einschätzung, ob der aktuelle Pflegegrad noch zur Situation passt. Wenn nicht, sprechen wir Sie aktiv an.
• Regelmäßige Beratungseinsätze – damit es gar nicht erst zu einer Kürzung kommt. Wir erinnern Sie nicht nur an den Termin – wir führen ihn direkt durch.

Und neu seit dem 1. April 2026: Wir unterstützen Sie bei der Einstufung, Höherstufung und beim Widerspruch – von den Formularen über die Vorbereitung auf die Begutachtung bis hin zur Widerspruchsbegründung. Dieser Service geht über den kostenlosen Beratungseinsatz hinaus und ist nicht kostenfrei – aber er kann sich lohnen, wenn der Unterschied zwischen zwei Pflegegraden mehrere hundert Euro im Monat ausmacht.

Mehr zu unseren Beratungsleistungen finden Sie auf unserer Seite Pflegeberatung.

Sie haben einen Brief von der Pflegekasse bekommen? Melden Sie sich bei uns.

Ob Erinnerung, Abmahnung oder einfach die Frage, wann Ihr nächster Beratungseinsatz fällig ist – wir klären das in einem kurzen Gespräch. Wenn Sie bereits bei uns in der Pflege sind, kennen wir die Situation Ihres Angehörigen und können den Beratungseinsatz zeitnah durchführen. Wenn nicht, beraten wir Sie gern unabhängig davon.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns – wir sorgen dafür, dass Ihr Pflegegeld da bleibt, wo es hingehört: bei Ihnen.

Ambulanter Pflegedienst Stefanie Ruth Langgöns | Landkreis Gießen